Tips voor re-integratie van langdurig zieken en de regels van het UWV

Goede re-integratie van langdurig zieken betaalt zich vanzelf terug op velerlei gebieden.

re-integratie van langdurig zieken en de UWV regelsHet UWV bekijkt vaak of de mogelijkheden voor een Spoor twee traject of loonkorting voldoende zijn benut. Daarnaast is een niet onbelangrijke invalshoek bij re-integratie, dat een goed begeleide medewerker tot lang na vertrek, een ambassadeur voor de organisatie kan blijven. Dan is de re-integratie echt geslaagd.
Genoeg redenen om de regels rondom langdurig verzuim en de rol van het UWV nog eens helder te beschrijven en aan te geven waar voor werkgevers en werknemers kansen liggen om het verschil te maken, kosten te besparen en gevolgschade uit te sluiten.

1. Indien er sprake is van mogelijk langdurig verzuim.
Wanneer het de verwachting is dat een medewerker langere tijd uit de running zal zal blijven, bijvoorbeeld zoals bij een burn-out, dan wordt de werkgever geacht een re-integratie traject op te starten. Dit re-integratie traject moet worden gestart om actief aan de gang te gaan met de re-integratie en zodoende het risico te verminderen dat de werknemer na twee jaar in een WIA traject terecht zal komen. De re-integratie voor langdurig zieken kan al direct bij ziekmelding starten. Wacht met re-integreren niet tot de uiterlijke termijn van zes weken is aangebroken maar start zo mogelijk meteen. Bij een burn-out melding of als de medewerker met stress of depressie thuis komt te zitten is elke dag dat er eerder wordt begonnen met re-integreren, winst. Een gemiddelde ziekte dag op MBO+ niveau kost €250. Even uitrusten en op adem komen is vaak niet genoeg bij een burn-out. De medewerker moet bijvoorbeeld leren begrijpen wat de signalen betekenen en wanneer en waarom het fout dreigt te gaan als deze signalen worden genegeerd.
Persoonlijke coaching kan een belangrijk en krachtig instrument zijn om dat inzicht snel te krijgen en eigen te maken. Wachten tot het de medewerker op eigen kracht duidelijk wordt, kan uitlopen op een lang verzuim traject waarbij de kans ruimschoots aanwezig is dat de medewerker zelf niet in staat is om lering te trekken uit zijn disbalans. Ook in geval van lichamelijke ziekte en pijnklachten zijn er vele wegen te bewandelen. Pijn zoals klachten aan rug, nek en schouders (KANS) zijn succesvol en snel te behandelen, wanneer pijntherapie en persoonlijke coaching gecombineerd worden.

2. De ziekmelding.
De medewerker moet zich wettelijk ziek melden bij de werkgever. De werkgever moet een arbodienst binnen een redelijke termijn (binnen 7 werkdagen) op de hoogte stellen van de ziekmelding. Het kan zijn dat de werkgever ervoor gekozen heeft dat werknemers zich ziek melden direct bij een arbodienst. Dit neemt niet weg dat de werkgever altijd eindverantwoordelijk blijft gedurende het gehele verzuimtraject en dus op de hoogte moet zijn van de ziekmelding. Besteed daarom de verzuimmelding niet uit aan een arbodienst maar laat de zieke zich ziekmelden bij de direct leidinggevende of diens vervanger wanneer er sprake is van bijvoorbeeld continudiensten. De drempel ligt veel hoger wanneer de werknemer zijn eigen leidinggevende moet bellen dan een onbekende derde. De leidinggevende is vaak al op de hoogte van wat er mogelijk speelt en kan direct invloed uitoefenen op het verzuim door hulp aan te bieden. Ook kan de leidinggevende vaak goed inschatten wanneer de medewerker er weer kan zijn. Zo kan deze adviseren om meteen met re-integratie te beginnen of op een andere manier hulp aanbieden wanneer hij dit nodig acht. Wanneer een ziekmelding over teveel schijven gaat, gaat belangrijke informatie verloren. De leidinggevende is door de ziekmelding ook een belanghebbende partij aangezien hij of zij vanwege afwezigheid voor vervanging moet zoeken voor de zieke werknemer.

3. In de eerste zes weken.
Wanneer het vermoeden bestaat dat er sprake is van langdurig ziekteverzuim, dan moet er binnen zes weken door een bedrijfsarts een ‘probleem analyse’ worden opgesteld. De bedrijfsarts gebruikt hiervoor zijn visie over het verzuim, gebaseerd op de gegevens van de werknemer, aangevuld met gegevens van de werkgever zoals verstrekt door bijvoorbeeld de direct leidinggevende.
De aanvullende informatie van de werkgever kan informatie bevatten over eerdere ziekmeldingen, een op handen zijnde reorganisatie, een bestaande conflictsituatie of grote veranderingen op het werk. Het probleemanalyse document van de bedrijfsarts vormt de basis voor het re-integratie plan van de medewerker.
Let op dat dit document wordt opgesteld door een bedrijfsarts en niet door een medewerker van een arbodienst of arboarts. Het UWV let hier scherp op en zal een discutabel re-integratie traject resoluut afwijzen wanneer er aan de basis geen bedrijfsarts betrokken was.

In de probleemanalyse staat o.a. voor welk percentage in de visie van de bedrijfsarts, de werknemer niet of minder kan werken. In het geval dat de medewerker niet in staat is om de werkzaamheden te hervatten, zal de bedrijfsarts een inschatting geven over een tijdstip voor een mogelijke werkhervatting. Ook moet de bedrijfsarts aangeven of de werkhervatting het eigen werk betreft en of te verwachten valt dat dat überhaupt zal gaan plaats vinden op enige termijn. Bijvoorbeeld bij een verstoorde arbeidsrelatie kan er zoveel gebeurt zijn dat terug keer op de eigen werkplek uitgesloten is.

Belangrijk is ook dat de bedrijfsarts aanbevelingen doet om de snelle terugkeer naar het eigen werk te bevorderen. Deze zal aanbevelingen doen zoals de opbouw van het aantal uren, eventuele aanpassingen in de werkzaamheden zoals het vermijden van moeilijke taken of het beperken van verantwoordelijkheden en of er een noodzaak is voor aanpassingen aan de werkplek. Veel medewerkers zijn gebaat bij een eigen, rustige werkplek, zeker na een burn-out of stress-gerelateerde afwezigheid. Daarin zal een bedrijfsarts dan adviseren.

Het probleemanalyse document van de bedrijfsarts mag geen privacy-gevoelige gegevens bevatten, zoals bijvoorbeeld medische informatie over de werknemer of vertrouwelijk gedeelde informatie tussen de werknemer en de bedrijfsarts. De werkgever hoeft wettelijk gezien niet van op de hoogte te zijn, tenzij via schriftelijke toestemming van de werknemer, wanneer deze zelf van mening is dat het de re-integratie kan bevorderen.
Let erop dat de arbodienst deze privacy regels in acht neemt want de gevolgen kunnen groot zijn, mochten deze overtreden worden. Het is altijd een goed idee om het probleemanalyse document van de bedrijfsarts nog eens samen door te nemen om tot een helder inzicht te komen van de mogelijkheden tot re-integratie van de werknemer. Sommige probleemanalyse documenten zijn zo summier opgesteld dat je er als werkgever letterlijk alle kanten op mee kunt. Die mening zal het UWV ook toegedaan zijn wanneer het re-integratie dossier door hen beoordeeld wordt. Voor hen (het UWV) is de re-integratie dan mislukt. Dan kan een zwaarwegende reden zijn om niet over te gaan tot overname van de loonkosten en kan de werkgever dus duur komen te staan.

4. Het plan van aanpak re-integratie UWV.
Uiterlijk in de achtste week van het verzuim moeten werkgever en werknemer gezamenlijk een plan van aanpak UWV voor de re-integratie opstellen. Dit plan van aanpak UWV wordt alleen opgesteld als de bedrijfsarts, de werkgever en de werknemer verwachten dat het (eigen) werk weer op te pakken is. Het plan van aanpak UWV is een officieel document dat onderdeel uit maakt van de arbeidsovereenkomst. Zodoende kan uitvoering zowel door de werkgever, als de werknemer afgedwongen worden.
De probleemanalyse van de bedrijfsarts vormt de basis voor het plan van aanpak UWV. In dit document dienen de werkgever en de werknemer afspraken vast te leggen over de re-integratie van de medewerker. Is het door omstandigheden niet mogelijk om binnen 8 weken een plan van aanpak UWV op te stellen, dan kunnen werkgever en werknemer hiervoor meer tijd nemen. Dit uitstel dient echter met gegronde redenen omkleed te worden. Denk hierbij aan situaties waarin de medewerker langdurig in het ziekenhuis opgenomen is.
In het plan van aanpak UWV stellen werkgever en werknemer samen een plan op om de re-integratie sneller en beter te laten verlopen. Gezamenlijk maak je afspraken over bijvoorbeeld;

  • het volgen van een cursus om beter om te leren gaan met stress
  • een eigen werkplek creëren om zodoende niet op de drukke afdeling te hoeven zitten tijdens de arbeidstherapie periode
  • aanvangstijden en uren
  • coaching extern of op het werk
  • een time-out om bijvoorbeeld te kunnen vertrekken als het even niet gaat
  • hoe de werkomgeving en directe collega’s van de zieke werknemer ingelicht zullen worden
  • verantwoordelijkheden en collega’s die kunnen helpen
  • het takenpakket
  • het mogen bellen als het even niet gaat met je coach.
  • vervolg meetings en evaluatiedata met elkaar
  • het escaleren naar derden als één van de partijen zich niet aan het plan van aanpak zal houden
  • inspanningsverplichtingen van de werkgever en de werknemer

Met het plan van aanpak UWV kan de werkgever het verschil maken voor de werknemer en voor zichzelf. Een aanpak op de menselijke maat waarin de werkgever laat zien hoe belangrijk de werknemer voor hem is en in hoeverre men bereid is om actief mee te helpen om de re-integratie tot een succes te maken, oogst in de meeste gevallen het grootste (blijvende) succes. Het is zaak om als werkgever te laten zien dat je de re-integratie werkelijk wilt laten slagen. Wettelijk gezien blijft de werkgever namelijk altijd zelf verantwoordelijk voor de re-integratie, wat de bedrijfsarts ook adviseert. Als, bij het aanvragen van de WIA uitkering blijkt dat het oordeel van de bedrijfsarts onjuist was en de medewerker bijvoorbeeld wel eerder had kunnen gaan werken door bepaalde regelingen te treffen, dan is dat risico altijd voor de werkgever. De werkgever loopt dan het risico berispt te worden en het loon langer door te moeten betalen na het tweede jaar van het verzuim.

Het is daarom aan te raden om altijd kritisch te blijven over het oordeel van de bedrijfsarts, omdat deze misschien vanwege prestatie afspraken niet altijd de juiste beslissing kan/zal nemen. Ook de rechter kan, in geval van escalatie, uiterst scherp zijn op een onafhankelijke rol van de bedrijfsarts en heeft in het verleden al meerdere malen de werknemer in het gelijk gesteld bij arbeidsconflicten. Met als gevolg dat de hete aardappel naar de werkgever wordt geschoven en deze kan opdraaien voor volledige re-integratie gedurende 10 jaar, nadat de werknemer uit dienst is gegaan.

Wettelijk gezien blijft de werkgever verantwoordelijk voor het welzijn van de werknemer, ook tijdens de re-integratie. De recente claimcultuur die aan het ontstaan is bij o.a. burn-out, door het overmatig of buitensporig druk uitoefenen en het star aandringen om weer aan het werk te gaan, maakt het voor niemand gemakkelijker. Er zijn inmiddels verschillende rechterlijke uitspraken geweest waarbij de werknemer in het gelijk is gesteld voor onnodig lijden met als gevolg arbeidsongeschiktheid op psychische gronden. Hierbij heeft de werkgever grote sommen aan schadevergoedingen moeten betalen.
Blijf als werknemer en werkgever weg uit deze hoek en maak een goed plan van aanpak UWV, waarbij iedereen zich gehoord en gezien voelt om de re-integratie vlot en soepel te laten verlopen. Het goed samen opstellen van dit plan waarborgt een goede re-integratie en voorkomt een hoop ellende achteraf, met hoge kosten en ontevreden partijen.

Weet als werkgever dat een werknemer zich mag laten begeleiden door een persoon die hij vertrouwt en die voor deze persoon de juiste beslissingen kan nemen bij het opstellen van het plan van aanpak UWV. Een goede coach zal in het belang van de langdurig zieke goede besluiten kunnen nemen voor diens herstel en deze daardoor nog beter kunnen ondersteunen. Een goede begeleiding van bijvoorbeeld medewerkers met een burn-out maakt hen veel bewuster en breder inzetbaar dan voor de burn-out. Gebleken is dat het persoonlijke ontwikkelproces dat op gang komt als gevolg van een burn-out velen goed doet. Vaak komt de medewerker er veel authentieker en sterker uit. Deze vernieuwde zelfkennis zal zich in de toekomst  terug betalen in de organisatie. Dat mag ook als winst voor de onderneming beschouwd worden.

5. Evaluatie van de re-integratie en het plan van aanpak UWV
Minimaal eens per zes weken moet het plan van aanpak UWV worden besproken met elkaar, aldus de regelingen in de wet verbetering Poortwachter. Mochten er aanvullingen nodig zijn om sneller te re-integreren of er dient afgeweken te worden van het plan, dan moeten deze aanpassingen doorgevoerd worden in het plan van aanpak UWV. Het is aan te bevelen niet te wachten totdat er wettelijk gezien weer om de tafel moet worden gegaan. In het begin van de re-integratie is soms dagelijks de vinger aan de pols houden aan te bevelen. Als leidinggevende weet je zelf vaak wel wat nodig en wenselijk is voor beide partijen. Sommige werknemers vinden het onprettig, anderen zien deze contactmomenten als een fysieke steun in de rug van de werkgever. Balanceer deze contactmomenten met iedere medewerker zelf uit en toon oprechte interesse in de voortgang en niet alleen maar omdat het moet. Na de re-integratie kunnen werkgever en medewerker gewoonlijk nog vele jaren met elkaar door, laat dit dan het moment zijn waar beiden met een goed gevoel aan terug denken. Wanneer dat lukt is er werkelijk winst gehaald uit het verzuim.

6. Casemanagement en re-integratie.
Om ervoor te zorgen dat iedereen de gemaakte afspraken uit het plan van aanpak UWV nakomt, wijst de werkgever een persoon aan die de re-integratie administreert en actief volgt. Deze persoon draagt zorg voor het opbouwen van het re-integratie document wat eventueel nodig zal zijn indien na het eerste ziekte jaar en na 104 weken (2 jaar), wanneer de medewerker een WIA traject aan moet vragen. In de 42ste week van het verzuim zal het UWV bij de werkgever en de bedrijfsarts informatie op vragen over de zieke werknemer. Ieder dossier wordt verplicht getoetst door een externe partij, in de meeste gevallen door het UWV. Ook kan er controle door de Inspectie SZW zijn via een steekproef op het re-integratieverslag.
Het aanstellen van een casemanager is wettelijk verplicht. Dat mag iedereen zijn, bijvoorbeeld een medewerker van een arbodienst, de leidinggevende of een collega van de medewerker. De casemanager is altijd het eerste aanspreekpunt voor vragen en problemen bij het re-integratie traject voor alle partijen.
De casemanager is ook het aanspreekpunt over de wettelijke aspecten en eventuele arbeidsongeschiktheid. Ook organiseert en adviseert de casemanager trajecten om sneller te kunnen re-integreren , zoals een “spoor 2 traject”. Dit zijn re-integratietrajecten naar een andere baan wanneer blijkt dat het ‘eigen werk’ mogelijk niet meer uitgevoerd kan worden. Tevens adviseert de casemanager in zogeheten interventietrajecten, om arbeidsgeschiktheid en terug naar werk te bevorderen. Deze interventietrajecten zijn vaak bedoeld om toch nog het ‘eigen werk’ met behulp van bijvoorbeeld het actief coachen of extern een coach te bezoeken te bevorderen.
Casemanagement is vaak een plat emotieloos proces waar veel winst is te behalen door echt actief op zoek te gaan naar mogelijkheden. Het is raadzaam om de verschillende casemanagers, die bij de werknemer in dienst zijn te laten sparren met elkaar en werkgevers in de buurt, om zo van elkaar te leren.
Een spoor twee traject in de vorm van een vreemde werkplek of andere collega’s kan soms helend werken en de re-integratie bevorderen. En het is goed om vooraf actief met collega bedrijven te sparren over mogelijkheden om elkaars re-integratie dossiers te ondersteunen.
Let op dat de casemanager niet alleen een administratief verlengstuk is van de re-integratie maar echt actief voor de medewerker en de werkgever meedenkt.

7. Het re-integratie verslag UWV.
Na 42 weken, stelt de werkgever een re-integratieverslag op over het verloop van het re-integratie traject voor het UWV. De werknemer dient een kopie van het re-integratie verslag te ontvangen en voor accoord te tekenen. Aan de hand van dit re-integratieverslag zal het UWV bepalen of zowel de werkgever als de werknemer zich voldoende hebben ingespannen tijdens het re-integratie traject. Het re-integratie verslag dient te worden gebaseerd op de gegevens die in het re-integratiedossier van de casemanager staan. Maak het dus niet mooier, maar houdt dit feitelijk, anders kan dat later tegen je worden gebruikt, wanneer het gehele plan van aanpak UWV document moet worden overgedragen.

8. Het finale re-integratieverslag.
Na 20 maanden verzuim wordt het finale re-integratie verslag opgesteld door de werkgever voor de keuringsarts van het UWV. De werknemer dient een kopie van het re-integratie verslag te ontvangen, uiterlijk 15 weken vóór het verstrijken van de 104 weken van het verzuim. Let op dat beide partijen het eens zijn over het verslag en dat er geen discussie kan ontstaan bij de keuringsarts. Stel het desnoods samen op om verwarring in een later stadium te voorkomen.

9. Aanvragen WIA-uitkering.
Uiterlijk 13 weken voordat de WIA-uitkering ingaat, vraagt de medewerker zelf de WIA-uitkering aan bij het UWV. De medewerker krijgt hiervoor automatisch een uitnodiging van het UWV. Daar gaat dan vanzelf de bal rollen voor de herkeuring door de arts van het UWV en zal de medewerker uit dienst gaan wanneer dat allemaal goed verloopt.

10. Einde dienstverband.
Na 104 ziekteweken stopt in de meeste gevallen de loondoorbetaling en ontvangt de medewerker een WIA-uitkering. De medewerker komt alleen dan in aanmerking voor een WIA-uitkering, wanneer beide partijen zich voldoende hebben ingespannen om re-integratie mogelijk te maken. Mocht, in het oordeel van het UWV, dit niet het geval zijn, dan kan dat er toe leiden dat de werkgever het loon langer moet doorbetalen en er nogmaals een herkeuring plaats zal vinden na maximaal 12 maanden.

Het aantal trajecten dat wordt afgekeurd is de laatste jaren enorm toegenomen. Het is daarom raadzaam om de regels voor re-integratie van langdurig zieken en de UWV regels goed te hanteren. Kijk voor meer informatie bij de meest gemaakt fouten bij re-integratie.

Als werkgever kun je het hier natuurlijk bij laten en afsluiten. Toch doet het op de hoogte blijven van de ‘familie’ waartoe je ooit hebt behoord voor vele ex-medewerkers een hoop goed. Af en toe een berichtje of een nieuwsflits doet wonderen. Deze positieve benadering zal zich op termijn vanzelf terug betalen. Doe daar als werkgever je voordeel mee en benut de mogelijkheden door een goede communicatiestrategie te implementeren.

Indien er nog vragen zijn of u wilt met ons sparren over uw verzuimdossiers laat het ons weten en neem contact op via  email of bel direct met +31 (0)168 48 1717.  Wij zijn u graag van dienst.