Cases uit de praktijk

Vaak komen we leuke dingen tegen waar we graag over zouden willen schrijven maar de tijd haalt ons dan weer in en zijn we weer druk met andere zaken bezig. Toch komt het er soms van om cases uit de praktijk te delen en toe te vertrouwen aan deze site.

Case 1;  het management lost het wel op
In een gesprek met vertegenwoordigers van de vier pijlers van een bedrijf t.w.; algemeen, financieel, productie (half in een burn-out) en sales probeerde men voor mij de problemen te schetsen. “We zitten in zwaar weer” zei Jan, de algemeen directeur van het bedrijf, “dus er moet wat gebeuren. We hebben door de afgelopen jaren wel wat vet op de botten maar dit moet geen jaar meer duren”, zei Jan.

Het viertal had een plan gemaakt om deze boodschap tot aan middel management te communiceren en daarbij de nodige afslankingsmaatregelen maatregelen aan te kondigen. Het plan was om de debiteuren consequent en vasthoudend achter de broek aan te zitten. De kosten in de productie werden verlaagd door alle ingehuurde krachten naar huis te sturen. De verkoopafdeling zou een actie op touw zetten om nieuwe klanten te werven. En er zou nog eens kritisch naar de overheadkosten worden gekeken.

“Dat is een plan, maar er valt me iets op. Kijk eens om je heen, want waar zitten we nu eigenlijk”, vroeg ik. We zaten in het directiekantoor, een soort glazen vissenkom, midden in het gebouw. Vanuit deze ruimte keek je zo op de productie en het halve kantoor was van hieruit zichtbaar. De architect van het gebouw had deze locatie zo ontworpen omdat transparantie en samenwerken de belangrijkste peilers van het bedrijf waren. We (ik voel me zeer snel verbonden met mijn opdrachtgevers) gaan nu tot de middelmanagement laag vertellen dat het niet zo goed gaat? “Ik denk dat iedereen in het bedrijf inmiddels wel heeft gezien dat er hier plannen worden gemaakt in wat voor vorm dan ook en dat de lichaamstaal in de vorm van armgezwaai en het vele rondlopen wel laat zien dat er iets aan de hand is! En dan zien ze nu mij hier zitten en men vraagt zich af wie dat is en wat komt hij doen? Vraag jezelf nu eens af waar de creativiteit in dit bedrijf zit. Wie willen meedenken, wat doe je daarmee en wanneer heb je voor het laatst gevraagd om input? Waar ben je bang voor als je al je mensen, dus inclusief de ingehuurde krachten, vertelt hoe de vlag ervoor staat? Waarom maak je niet iedereen deelgenoot van de huidige situatie?”

Ik stelde voor een korte voorstelling van zaken te geven aan alle medewerkers, gevolgd door een brainstormsessie gericht op de vraag ‘hoe kunnen we uit de huidige situatie opkrabbelen?’. Het liefst ergens in de ochtend. Want ’s morgens moet je denken en ’s middags moet je doen! Het advies werd opgevolgd. De uitkomst van deze brainstormsessie was veelbelovend en onverwacht.

Het beste plan van die ochtend kwam van de heftruckchauffeur die een simpele aanpassing op een bestaand product had bedacht. Zo simpel dan niemand daar ooit aan had gedacht.  De verbetering was zo waardevol dat vrijwel alle afnemers van dit product de verbeterde versie ervan wilden hebben. De saamhorigheid was weer als vanouds en het vertrouwen leefde weer, dat men met elkaar, ook in een moeilijkere markt, onderscheidend en succesvol kan blijven bestaan.

Case 2 Geen nieuwe klanten en minder opdrachten

Een partner van een accountantskantoor zag zijn omzet dalen en de vooruitzichten waren helaas niet al te best. We raakten in gesprek en de accountant vertelde dat het plan was om nieuwe klanten aan te trekken en zodoende de omzet te verhogen. Ik vroeg ‘denk je dat dat gaat lukken?’ Hij haalde zijn schouders op en zijn gezicht zei voldoende. Waarom begin je ergens aan in de wetenschap dat het niet zal lukken. Welk bedrijf besluit er midden in een fiscaal jaar over te stappen naar een andere accountant? Ja, dat zullen er niet veel doen gaf hij aan. Maar wat dan? Mijn mensen hebben tijd over en dat gaat vervelen! En mijn kosten worden niet lager.

“Kan je me vertellen wie je bestaande klanten zijn en wat voor een soort relatie je met hen hebt”, vroeg ik? Hij gaf aan dat ZZP-ers tot MKB middelgroot zijn klanten waren en dat ze voornamelijk via email contact hadden met elkaar. Ik vroeg, “is het een idee, om in de tijd die er over is, je bestaande klanten te gaan bezoeken. En niet om iets te verkopen maar om de band te versterken en om te vragen wat je nog meer voor hen kunt betekenen? Je bereikt dan een aantal zaken: je staat weer op het netvlies, en je krijgt terugkoppeling over jouw dienstverlening. Zo kun je je dienstverlening verbeteren en misschien kan je direct hulp bieden en komen hier wel extra opdrachten uit! Ga die ZZP timmerman ’s middags eens een broodje brengen op de steiger. Wie weet wat daaruit komt. En vraag die MKB-er eens of hij nu alle inzichten heeft in zijn cijfers en hier stuurinformatie uit kan halen voor zijn bedrijfsprocessen? Ga in dialoog met je bestaande klanten” want je mensen zitten nu toch op de bank.

Zo gezegd zo gedaan. En wat blijkt; de timmerman is helemaal in zijn nopjes door het bezoek van ‘zijn’ accountant en weet twee collega’s over te halen ook zaken te doen met zijn kantoor. Uit de bezoeken aan het MKB volgt een extra dienst aan klanten die graag een extra overzicht willen afnemen. Dit overzicht werd een extra product die ook aan andere klanten kon worden verkocht als dienst waarvoor jaarlijks een factuur kon worden gestuurd. Hierdoor steeg de totale omzet puur uit aanvullende dienstverlening aan bestaande klanten, door het ontwikkelen van de extra dienst en de daaraan verbonden trainingen werden ook nieuwe klanten binnengehaald.
De omzetdaling was gekeerd en vooral hadden de medewerkers de moed weer opgevat in hun werk en met nieuwe elan werden nu vaker ‘zomaar’ contacten gelegd met prospects en het bestaande klantenbestand waaruit nog steeds nieuwe opdrachten komen.

Sparringpartner
Vaak is de onkunde en het vrije denken een enorm voordeel om goed advies te geven. Door het open karakter van onze gesprekken die vaak gaan over stress, burn-out en het niet goed in je vel zitten door tegenslag in het zakendoen, komen we vanzelf op het werk terecht. In een aparte sessie spreken we dan in een breder verband met partners, collega’s verder en gaan dan dieper op de materie in om tot oplossingen proberen te komen.

Heeft u een uitdaging?
Denkt u na over zaken die verbetering behoeven, heeft u een hoog verloop of een te hoog verzuimpercentage, worstelt u met de markt of aast u op innovatie of vernieuwing van uw product en wilt daarover met ons van gedachte wisselen, stuur dan een mail of bel met +31 (0)168 48 1717 en we kijken wat we voor u kunnen doen. Wij denken graag met u mee en vinden altijd die ‘opening’ die nodig is om weer een stap verder te zetten. Eventueel kunnen we ook nog het kanon inzetten van ons collectief de stroomversnellers van vrijdenkende professionals waarmee we nog meer power toe kunnen voegen aan uw uitdaging